Hoe werkt Microsoft Teams? 7 tips!

Nu een erg groot deel van onze collega’s van ImProvia, massaal aan het thuiswerken is geslagen, werken veel bedrijven met de mogelijkheden van MS Teams. Net als Word, Excel en PowerPoint is MS Teams een enorm uitgebreid programma. Het is de ideale manier om digitaal met je team en organisatie verbonden te zijn. Je kunt teams oprichten of berichten sturen naar de gehele organisatie. Er is een mogelijkheid om chatbots te installeren en het is zelfs mogelijk om je eigen chatbot te maken en te installeren. Je kunt vergaderingen plannen en bijwonen. Bovendien heeft MS Teams een erg goede app, waardoor je jouw team altijd bij de hand hebt! 

Om jullie een kickstart in het gebruik van MS Teams, zal ik 7 tips uitwerken om nog productiever en efficiënter te werken. 

Tag personen in je bericht! 

In verschillende teams en groepen in de app kun je met je collega’s chatten. Maar de hoeveelheid mensen in die teams kan soms best groot raken. Typ in de chat @ gevolgd door de naam of het emailadres van je teamlid in het chat- of kanaalvenster en selecteer dan de juiste persoon. Zodra je het bericht verzendt krijgt deze persoon een melding in zijn of haar activiteiten feed! 

Neem je Teams altijd mee. 

Ben je nou toch vaak onderweg? Ook dan is MS Teams een makkelijke manier om samen te werken! Met de Teams-app voor mobiel kun je samenwerken waar je ook bent! De app is gemaakt voor IOS en Android. Je kunt deelnemen aan gesprekken en vergaderingen terwijl je onderweg bent, maar je hebt ook toegang tot al je teams, kanalen en bestanden. Vergaderen was nog nooit zo makkelijk! 

Werk sneller met sneltoetsen. 

Sneltoetsen zijn keyboard combinaties die je snel een commando binnen de app kunnen laten uitvoeren. Ze zijn tijdbesparend, maar ook nog eens fijn voor de polsen. Wil je nou weten wat de sneltoetsen zijn? Start je MS Teams op en krijg via de sneltoets: Alt + / een lijst met alle beschikbare sneltoetsen in MS Teams. 

Makkelijk real-time samenwerken aan bestanden! 

Samenwerken in real-time. Het kon al erg efficiënt in Google Drive, maar ook MS Teams heeft een real-time mogelijkheid om samen te werken aan bestanden. Je kunt in elke chat, team of groep een Word, Excel of PowerPoint bestand aanmaken of uploaden. Dit geeft teamleden de mogelijkheid om real-time samen te kunnen werken aan hetzelfde document. Bovendien zijn alle gemaakte wijzigingen zichtbaar en kun je deze zelf accepteren of negeren. 

 Vergaderen via MS Teams 

Vergaderen was nog nooit zo makkelijk, nodig mensen via een mailadres of MS-account uit om deel te nemen aan een vergadering, of plan een vergadering in via Outlook. Maar ben je nou met een wat grotere groep deelnemers en ontstaat er wat chaos? Maak dan gebruik van de volgende vuistregels: Zit je nou in een ruimte waar het wat drukker is, zet dan je microfoon uit als je niet aan het woord bent. Zo kan de meeting rustig verder gaan en kan iedereen de persoon zien die aan het woord is. MS Teams schakelt namelijk automatisch tussen personen die aan het woord zijn, zodat je deze kunt zien Je microfoon dempen kan heel makkelijk door op het microfoon-icoontje te klikken tijdens het bellen. Hetzelfde kun je ook doen voor video! 

Gebruik kanalen om het overzichtelijk te houden 

Werk je nou met veel of weinig mensen in een team: toch is het altijd handig om te werken via verschillende kanalen. Ieder team begint met een algemeen kanaal. De berichten die hierin verspreid worden gaan naar alle leden van dat team. 

Voor andere gesprekken is het veel overzichtelijker om afzonderlijke kanalen aan te maken. Daar kun je dan handmatig weer mensen voor uitnodigen. Hierdoor ontvangen teamleden alleen berichten die relevant zijn voor hen. 

Gebruik connectors! 

Wist je dat je met connectors services als Trello, Flow en MindMeister kunt gebruiken. Je voegt deze services heel eenvoudig toe aan je MS Teams en vervolgens kun je hierin samenwerken met je teamleden! Samenwerken was nog nooit zo makkelijk! 

 

Kortom, met de bovenstaande 7 tips, zou het online samenwerken een heel stuk makkelijker moeten gaan. Bij ImProvia werken wij inmiddels prima digitaal! 

ImProvia Home office Bart

Reader Interactions